مفهوم دفتر الأستاذ
دفتر اليومية يرتب العمليات حسب التاريخ، لكنه لا يجيب بسرعة عن أسئلة مثل: كم النقدية في الصندوق الآن؟ أو كم بقي لشركة الأمل علينا؟ لذلك نحتاج إلى دفتر الأستاذ العام، الذي يُخصص فيه حساب مستقل لكل بند، تُجمع فيه كل العمليات المتعلقة به. ويُسمى دفتر الأستاذ دفتر القيد النهائي.
الترحيل
الترحيل هو نقل المبالغ من دفتر اليومية إلى الحسابات المختصة في دفتر الأستاذ:
- المبلغ المدين في القيد يُرحَّل إلى الجانب المدين من الحساب المدين.
- المبلغ الدائن في القيد يُرحَّل إلى الجانب الدائن من الحساب الدائن.
- يُكتب أمام كل مبلغ التاريخ واسم الحساب المقابل في القيد، ليسهل الرجوع إلى أصل العملية.
ترصيد الحسابات
بعد الترحيل نجمع كل جانب، ونحسب الرصيد بطرح المجموع الأصغر من الأكبر، ونسمّيه باسم الجانب الأكبر.
تطبيق: ترحيل عمليات محلات النور
نرحّل القيود التي سجلناها في الدرس السابق:
حـ/ الصندوق
- الجانب المدين: 50,000 (رأس المال) + 9,000 (المبيعات) + 4,000 (محمد) = 63,000
- الجانب الدائن: 30,000 (المصرف) + 1,500 (مصروف الإيجار) = 31,500
- الرصيد: مدين 31,500 دينار
حـ/ المصرف
- الجانب المدين: 30,000 (الصندوق)
- الجانب الدائن: 8,000 (الأثاث) + 7,000 (شركة الأمل) = 15,000
- الرصيد: مدين 15,000 دينار
حـ/ الأثاث
- الجانب المدين: 8,000 (المصرف)
- الرصيد: مدين 8,000 دينار
حـ/ المشتريات
- الجانب المدين: 12,000 (شركة الأمل)
- الرصيد: مدين 12,000 دينار
حـ/ شركة الأمل
- الجانب المدين: 7,000 (المصرف)
- الجانب الدائن: 12,000 (المشتريات)
- الرصيد: دائن 5,000 دينار، أي أن المحل ما زال مديناً لشركة الأمل بهذا المبلغ.
حـ/ المبيعات
- الجانب الدائن: 9,000 (الصندوق) + 6,000 (محمد) = 15,000
- الرصيد: دائن 15,000 دينار
حـ/ محمد
- الجانب المدين: 6,000 (المبيعات)
- الجانب الدائن: 4,000 (الصندوق)
- الرصيد: مدين 2,000 دينار، أي أن محمداً ما زال مديناً للمحل بهذا المبلغ.
حـ/ مصروف الإيجار
- الجانب المدين: 1,500 (الصندوق)
- الرصيد: مدين 1,500 دينار
حـ/ رأس المال
- الجانب الدائن: 50,000 (الصندوق)
- الرصيد: دائن 50,000 دينار
قراءة الأرصدة
تعطينا الأرصدة صورة واضحة عن وضع المحل في نهاية الشهر: في الصندوق 31,500 دينار، وفي المصرف 15,000 دينار، وللمحل على العميل محمد 2,000 دينار، وعلى المحل لشركة الأمل 5,000 دينار. وهذه المعلومات لا تظهر مباشرة من دفتر اليومية.
ملاحظات
- الحساب الذي له مبلغ في جانب واحد فقط يكون رصيده هو ذلك المبلغ.
- إذا تساوى الجانبان فالحساب مقفل ورصيده صفر.
- حسابات الأصول والمصروفات أرصدتها غالباً مدينة، وحسابات الخصوم ورأس المال والإيرادات أرصدتها غالباً دائنة. فإذا ظهر رصيد على غير طبيعته، كرصيد دائن للصندوق، فهذا مؤشر على خطأ يجب البحث عنه، لأن الصندوق لا يمكن أن يصرف أكثر مما فيه.
- في الأنظمة المحاسبية الإلكترونية يتم الترحيل والترصيد آلياً بمجرد تسجيل القيد، لكن فهم الطريقة اليدوية ضروري لقراءة التقارير وكشف الأخطاء.