مفهوم دفتر اليومية
دفتر اليومية هو الدفتر الذي تُسجل فيه العمليات المالية أولاً بأول حسب تاريخ حدوثها، ولذلك يُسمى دفتر القيد الأول. ويُسجل فيه كل قيد بذكر التاريخ، والحساب المدين، والحساب الدائن، والمبلغ، وشرح مختصر للعملية مع رقم المستند.
صيغة القيد
يُكتب القيد بالصيغة المعيارية:
- من حـ/ اسم الحساب المدين (والمبلغ في خانة المدين)
- إلى حـ/ اسم الحساب الدائن (والمبلغ في خانة الدائن)
- ثم سطر للشرح.
ويُكتب الحساب المدين أولاً دائماً، ثم الحساب الدائن تحته مع إزاحة قليلة.
أنواع القيود
- القيد البسيط: فيه حساب مدين واحد وحساب دائن واحد.
- القيد المركب: فيه أكثر من حساب مدين أو أكثر من حساب دائن. وتُستخدم عبارة من مذكورين إذا تعدد المدين، وعبارة إلى مذكورين إذا تعدد الدائن.
مثال شامل: محلات النور التجارية
قام خالد بالعمليات التالية خلال شهر مارس، والمبالغ بالدينار الليبي:
1 مارس
بدأ خالد مشروعه التجاري بإيداع 50,000 دينار نقداً في خزينة المحل.
- من حـ/ الصندوق 50,000
- إلى حـ/ رأس المال 50,000
- (بدء النشاط برأس مال نقدي)
2 مارس
أودع 30,000 دينار من الصندوق في حساب المحل بالمصرف.
- من حـ/ المصرف 30,000
- إلى حـ/ الصندوق 30,000
4 مارس
اشترى أثاثاً للمحل بمبلغ 8,000 دينار بصك.
- من حـ/ الأثاث 8,000
- إلى حـ/ المصرف 8,000
6 مارس
اشترى بضاعة بمبلغ 12,000 دينار بالأجل من شركة الأمل.
- من حـ/ المشتريات 12,000
- إلى حـ/ شركة الأمل 12,000
10 مارس
باع بضاعة نقداً بمبلغ 9,000 دينار.
- من حـ/ الصندوق 9,000
- إلى حـ/ المبيعات 9,000
12 مارس
باع بضاعة بالأجل للعميل محمد بمبلغ 6,000 دينار.
- من حـ/ محمد 6,000
- إلى حـ/ المبيعات 6,000
15 مارس
دفع إيجار المحل عن الشهر 1,500 دينار نقداً.
- من حـ/ مصروف الإيجار 1,500
- إلى حـ/ الصندوق 1,500
20 مارس
سدد لشركة الأمل 7,000 دينار من المستحق لها بصك.
- من حـ/ شركة الأمل 7,000
- إلى حـ/ المصرف 7,000
25 مارس
حصّل من العميل محمد 4,000 دينار نقداً.
- من حـ/ الصندوق 4,000
- إلى حـ/ محمد 4,000
لاحظ أن مجموع المبالغ المدينة في جميع القيود يساوي مجموع المبالغ الدائنة: 127,500 دينار.
مثال على قيد مركب
(مثال مستقل لا يدخل في عمليات محلات النور) اشترت منشأة جهاز حاسوب بمبلغ 3,000 دينار، دفعت منها 1,000 نقداً والباقي بالأجل لشركة التقنية:
- من حـ/ الأجهزة 3,000
- إلى مذكورين:
- حـ/ الصندوق 1,000
- حـ/ شركة التقنية 2,000
نصائح لتسجيل القيود
- حلل العملية قبل كتابتها، ولا تعتمد على الحفظ.
- تأكد أن مجموع المدين يساوي مجموع الدائن في كل قيد.
- استخدم أسماء الحسابات بدقة وثبات، فلا تكتب "الخزينة" مرة و"الصندوق" مرة أخرى للحساب نفسه.
- اكتب شرحاً مختصراً واضحاً لكل قيد، مع رقم المستند المؤيد.